PRIVACYREGLEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS 

versie: december 2019

1. Begrippen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  1. AVG: de Wet Bescherming Persoonsgegevens;
  2. bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde

    criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is

    dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid;

  3. persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare

    natuurlijke persoon;

  4. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met

    betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;

  5. verwerkingsverantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
  6. verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van Hextra begeleiding persoonsgegevens verwerkt;
  7. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
  8. derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of

    een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken;

  9. toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
  10. Autoriteit Persoonsgegevens: de Toezichthoudende Autoriteit als bedoeld in de AVG;
  11. verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;
  12. cliënt: een cliënt die begeleiding behoeft.

2. Bereik

2.1 Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen;

2.2 Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van een betrokkene die door of namens Hextra begeleiding worden verwerkt.

3. Doelstellingen van verwerking persoonsgegevens en toestemming

3.1 De verwerking van persoonsgegevens geschiedt ten behoeve van de begeleiding van cliënt;
3.2 De persoonsgegevens kunnen verder geanonimiseerd en niet meer herleidbaar tot een persoon gebruikt worden voor door Hextra begeleiding;

3.3 Hextra begeleiding is bevoegd zonder toestemming van de cliënt dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger algemene en bijzondere persoonsgegevens van de cliënt te verwerken,ten behoeve van:

  1. Melding van huishoudelijk geweld in het kader van de Meldcode.
  2. Doorgeven van urengegevens aan Het CAK in het kader van de

    inkomensafhankelijke eigen bijdrage voor de zorg.

4. Verwerkingsverantwoordelijke

4.1 Hextra begeleiding is verantwoordelijk voor de verwerking overeenkomstig de bepalingen van de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van persoonsgegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn.

5. Opname van gegevens en informatieplicht

5.1 Over de personen, zoals bedoeld bij punt 3, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de betrokkene, diens wettelijk vertegenwoordiger, deskundigen of deskundige instanties. Persoonsgegevens verkregen op andere dan de in de eerste volzin bedoelde wijze kunnen slechts worden opgenomen indien de betrokkene daar toestemming1 voor geeft en voor zover de gegevens zich daarvoor lenen en voor zover dat noodzakelijk is voor de doelstelling van de verwerking;

1 Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5.2 Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt doet de verwerkingsverantwoordelijke daarvan mededeling aan de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger en deelt hij de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd aan de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger mee, tenzij de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan reeds op de hoogte is;

5.3 In alle gevallen worden in de verwerking uitsluitend persoonsgegevens opgenomen die noodzakelijk zijn ter verwezenlijking van het doel waarvoor zij worden verzameld. De verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat de verzameling en verwerking van de persoonsgegevens op juiste en nauwkeurige wijze geschiedt.

6. Gegevenssoorten

Met betrekking tot de bij punt 3 genoemde personen worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan:

  1. naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens van de betrokkene;
  2. het persoonsgebonden nummer;
  3. gegevens als bedoeld onder a, van de wettelijk vertegenwoordiger of verzorger van de

    cliënt;

  4. gegevens betreffende de gezondheid of het welzijn van de cliënt voor zover die

    noodzakelijk zijn voor de begeleiding;

  5. schoolgegevens voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning;
  6. aanleiding voor de aanmelding bij Hextra begeleiding, relevante screenings- en

    onderzoeksgegevens en omschrijving van de problematiek die aan de orde is;

  7. activiteiten die door de voorgaande hulpverlening zijn ondernomen rond de

    betreffende cliënt, alsmede de resultaten hiervan;

  8. bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontacten en de namen van

    contactpersonen;

  9. relevante persoonsgegevens die door externe partijen worden verstrekt met

    betrekking tot de aangemelde problematiek van de betreffende cliënt;

  10. gegevens over voortgang, de evaluatie en de afsluiting van de ingestelde

    ondersteuning;

  11. andere dan de onder a tot en met m bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt

    vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling.

7. Toegang tot persoonsgegevens

7.1 De verwerkingsverantwoordelijke verleent slechts toegang tot de in de verwerking opgenomen persoonsgegevens aan:

  1. de verwerker en de persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke, of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
  2. degenen aan wie krachtens wettelijk voorschrift toegang dient te worden verleend, echter niet dan na geldige legitimatie.

7.2 Degenen hierboven genoemd worden door Hextra begeleiding geregistreerd in een daartoe door de verwerkingsverantwoordelijke ingericht bestand.

8. Verstrekking van gegevens

8.1 De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt persoonsgegevens uit de verwerking slechts aan anderen dan de bij punt 7 genoemde personen uitsluitend en voor zover:

  1. de verwerkingsverantwoordelijke daartoe op grond van enige wettelijke bepaling verplicht is;
  2. de betrokkene op wie de te verstrekken gegevens betrekking heeft of diens wettelijk vertegenwoordiger daarin heeft toegestemd.

8.2 De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de gegevens, bedoeld in punt 3.3 van dit reglement, niet aan derden.

9. Beveiliging en geheimhouding

9.1 De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op derisico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen;
9.2 Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal Hextra begeleiding via een coderings- en wachtwoordbeveiliging de verschillende personen, als bedoeld in punt 7, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen;
9.3 Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

10. Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verwijdering

10.1 Iedere betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht op inzage. Het recht op inzage omvat het recht op het verkrijgen van kopieën van de persoonsgegevens. Aan een verzoek om inzage kunnen administratieve kosten worden verbonden;

10.2 Indien de verwerkingsverantwoordelijke twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd;

10.3 Een verzoek om inzage dient te worden gedaan aan de verwerkingsverantwoordelijke, die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert middels het tenminste ter beschikking stellen van een volledig overzicht van de hem betreffende persoonsgegevens in een begrijpelijk vorm en een omschrijving van de doeleinden van de verwerking met inlichtingen over de herkomst daarvan;

10.4 Indien de betrokkene dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger de verwerkingsverantwoordelijke verzoekt tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming (correctie) omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden zijn, dan wel voor de doelstelling van de verwerking onvolledig of niet ter zake doen, dan wel strijdig zijn met dit reglement of een wettelijk voorschrift, neemt de verwerkingsverantwoordelijke binnen vier weken nadat betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger dit verzoek heeft ingediend, hierover een beslissing;

10.5 De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker schriftelijk of en in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed;
10.6 De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;

10.7 De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht om aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost;
10.8 Een beslissing op een verzoek om inzage en een beslissing als vermeld bij 10.4 zijn besluiten in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht.

11. Bewaartermijnen

11.1 De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verwerking. Hij is uiteraard wel gehouden aan wettelijke en fiscale verplichtingen. Zo moeten factuurgegevens 7 jaar worden bewaard op voorschrift van de Belastingdienst;

11.2 Persoonsgegevens die in het kader van de met cliënt overeengekomen dienstverlening zijn verzameld, waaronder contactgegevens, worden niet langer dan 2 jaar na afloop van de overeenkomst bewaard en daarna verwijderd of vernietigd;
11.3 De verwerkingsverantwoordelijke bewaart de gegevens op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor Hextra begeleiding.

12. FunctionarisGegevensbescherming

12.1 Hextra begeleiding beschikt niet over een Functionaris Gegevensbescherming. De wettelijke taken die horen bij de AVG worden uitgevoerd door de directie.

13. RegisterVerwerkingsactiviteiten

Hextra begeleiding houdt een register van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat alle volgende gegevens:

  1. a)  de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en van de functionaris voor gegevensbescherming;
  2. b)  de verwerkingsdoeleinden;
  3. c)  een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van

    persoonsgegevens;

  4. d)  de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden

    verstrekt, onder meer ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

  5. e)  indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een

    internationale organisatie, met inbegrip van de vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en, in geval van de in artikel 49, lid 1, tweede alinea, bedoelde doorgiften, de documenten inzake de passende waarborgen;

  6. f)  de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist;
  7. g)  een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te verwerken.

14. Klachten

14.1 Als de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger van mening is dat de bepalingen van de AVG zoals uitgewerkt in dit reglement niet worden nageleefd of andere redenen tot klagen heeft, dient hij zich te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke; 14.2 Overeenkomstig de AVG kan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger zich wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Slotbepalingen

15.1 Dit reglement kan aangehaald worden als “privacyreglement verwerking persoonsgegevens van Hextra begeleiding“ en treedt in werking op 25 mei 2018;15.2 Hextra begeleiding maakt het reglement (digitaal) openbaar.