PRIVACYREGLEMENT VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
1. Begrippen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. AVG: de Wet Bescherming Persoonsgegevens;
b. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde
criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd is dan wel op
functionele of geografische gronden is verspreid;
c. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon;
d. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen,
raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of
enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
e. Verwerkingsverantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van
en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een
bestuursorgaan;
f. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een
dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van Hextra begeleiding
persoonsgegevens verwerkt;
g. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
h. Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst
of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de
verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder
rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd
zijn om de persoonsgegevens te verwerken;
i. Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en
ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring
of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van
persoonsgegevens aanvaardt;
j. Autoriteit Persoonsgegevens: de Toezichthoudende Autoriteit al bedoeld in de AVG;
k. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;
l. Cliënt: een cliënt die begeleiding behoeft;
2. Bereik
2.1 Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde
verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet
geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of
die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen;
2.2 Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van een betrokkene die door of
namens Hextra begeleiding worden verwerkt.
3. Doelstellingen van verwerking persoonsgegevens en toestemming
3.1 De verwerking van persoonsgegevens geschiedt ten behoeve van de begeleiding van
cliënt;
3.2 De persoonsgegevens kunnen verder geanonimiseerd en niet meer herleidbaar tot een
persoon gebruikt worden voor kwaliteitsdoeleinden door Hextra begeleiding;
3.3 Hextra begeleiding is bevoegd zonder toestemming van de cliënt, dan wel diens wettelijk
vertegenwoordiger, algemene en bijzondere persoonsgegevens van de cliënt te verwerken,
ten behoeve van:
a. b. Melding van huiselijk geweld in het kader van de Meldcode.
Verantwoording van urengegevens ten gevolge van de afgegeven beschikking.
4. Verwerkingsverantwoordelijke
4.1 Hextra begeleiding is verantwoordelijk voor de verwerking overeenkomstig de bepalingen
van de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke treft daartoe de nodige voorzieningen,
waaronder in elk geval zodanige opslag van persoonsgegevens dat deze niet voor
onbevoegden toegankelijk zijn.
5. Opname van gegevens en informatieplicht
5.1 Over personen, zoals bedoeld bij punt 3, kunnen uitsluitend gegevens worden
opgenomen voor zover verstrekt door de betrokkene, diens wettelijk vertegenwoordiger,
deskundigen of deskundige instanties. Persoonsgegevens verkregen op andere dan de in de
eerste volzin bedoelde wijze kunnen slechts worden opgenomen indien de betrokkene daar
toestemming1 voor geeft en voor zover de gegevens zich daarvoor lenen en voor zover dat
noodzakelijk is voor de doelstelling van de verwerking;
5.2 Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt doet de verwerkingsverantwoordelijke
daarvan mededeling aan de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger en deelt
hij de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd aan de betrokkene
dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger mee, tenzij de betrokkene dan wel diens wettelijk
vertegenwoordiger daarvan reeds op de hoogte is;
5.3 In alle gevallen worden in de verwerking uitsluitend persoonsgegevens opgenomen die
noodzakelijk zijn ter verwezenlijking van het doel waarvoor zij worden verzameld. De
verwerkingsverantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat de verzameling en
verwerking van de persoonsgegevens op juiste en nauwkeurige wijze geschiedt.
1) Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld dan
wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene
die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk
vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.
6. Gegevenssoorten
Met betrekking tot de bij punt 3 genoemde personen worden geen andere
persoonsgegevens verwerkt dat:
a. Naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode,
woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens
van de betrokkene;
b. Het persoonsgebonden nummer;
c. Gegevens als bedoeld onder a, van de wettelijk vertegenwoordiger of verzorgen van
de cliënt;
d. Gegevens betreffende de gezondheid of het welzijn van de cliënt voor zover die
noodzakelijk zijn voor de begeleiding;
e. f. Schoolgegevens voor zover die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning;
Aanleiding voor de aanmelding bij Hextra begeleiding, relevante screenings- en
onderzoeksgegevens en omschrijving van de problematiek die aan de orde is;
g. Activiteiten die door de voorgaande hulpverlening zijn ondernomen rond de
betreffende cliënt, alsmede de resultaten hiervan;
h. Bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontacten en de namen van
contactpersonen;
i. Relevante persoonsgegevens die door externe partijen worden verstrekt met
betrekking tot de aangemelde problematiek van de betreffende cliënt;
j. Gegevens over voortgang, de evaluatie en de afsluiting van de ingestelde
ondersteuning;
k. Andere dan de onder a. tot en met j. bedoelde gegevens waarvan de verwerking
wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een
wettelijke regeling.
7. Toegang tot persoonsgegevens
7.1 De verwerkingsverantwoordelijke verleent slechts toegang tot de in de verwerking
opgenomen persoonsgegevens aan:
a. De verwerker en de persoon die onder rechtstreeks gezag van de
verwerkingsverantwoordelijke, of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens
te verwerken;
b. Degenen aan wie krachtens wettelijk voorschrift toegang dient te worden verleend,
echter niet dan na geldige legitimatie.
7.2 Degenen hierboven genoemd worden door Hextra begeleiding geregistreerd in een
daartoe door de verwerkingsverantwoordelijke ingericht bestand.
8. Verstrekking van gegevens
8.1 De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt persoonsgegevens uit de verwerking slechts
aan anderen dan de bij punt 7 genoemde personen uitsluitend en voor zover:
a. De verwerkingsverantwoordelijke daartoe op grond van enige wettelijke bepaling
verplicht is;
b. De betrokkene op wie de te verstrekken gegevens betrekking heeft of diens wettelijk
vertegenwoordiger daarin heeft toegestemd.
8.2 De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de gegevens, bedoeld in punt 3.3 van dit
reglement, niet aan derden.
9. Beveiliging en geheimhouding
9.1 De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en
organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van
persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houden met de stand van de
techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de
risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.
De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van
persoonsgegevens te voorkomen;
9.2 Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal Hextra
begeleiding via een codering- en wachtwoordbeveiliging de verschillende personen, als
bedoeld in punt 7, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot
alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen;
9.3 Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking
krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs
kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift
ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot
geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot
bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot
bekendmaking voortvloeit.
10. Rechten betrokkene(n): inzage, correctie, verwijdering
10.1 Iedere betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht op inzage.
Het recht op inzage omvat het recht op het verkrijgen van kopieën van de persoonsgegevens.
Aan een verzoek om inzage kunnen administratieve kosten worden verbonden;
10.2 Indien de verwerkingsverantwoordelijke twijfelt aan de identiteit van de verzoeker,
vraag hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn
identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt
de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd;
10.3 Een verzoek om inzage dient te worden gedaan aan de verwerkingsverantwoordelijke,
die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert middels het
tenminste ter beschikking stellen van een volledig overzicht van de hem betreffende
persoonsgegevens in een begrijpelijke vorm en een omschrijving van de doeleinden van de
verwerking met inlichtingen over de herkomst daarvan;
10.4 Indien de betrokkene dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger de
verwerkingsverantwoordelijke verzoekt tot verbetering, aanvulling, verwijdering of
afscherming (correctie) omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden
zijn, dan wel voor de doestelling van de verwerking onvolledig of niet ter zaken doen, dan
wel strijdig zijn met dit reglement of een wettelijk voorschrift, neemt de
verwerkingsverantwoordelijke binnen vier weken nadat betrokkene dan wel diens wettelijk
vertegenwoordiger dit verzoek heeft ingediend, hierover een beslissing;
10.5 De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker schriftelijk of en in hoeverre hij
aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed;
10.6 De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering,
aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;
10.7 De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht om aan derde aan wie de gegevens
daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven aan de verbetering,
aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige
inspanning kost;
10.8 Een beslissing op een verzoek om inzage en een beslissing als vermeld bij 10.4 zijn
besluiten in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht.
11. Bewaartermijnen
11.1 De verwerkingsverantwoordelijke bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig
is voor het doel van de verwerking. Hij is uiteraard wel gehouden aan wettelijke en fiscale
verplichtingen. Zo moeten factuurgegevens 7 jaar worden bewaard op voorschrift van de
Belastingdienst;
11.2 Persoonsgegevens die in het kader van de met cliënt overeengekomen dienstverlening
zijn verzameld, waaronder contactgegevens, worden niet langer dan 2 jaar na afloop van de
overeenkomst bewaard en daarna verwijderd of vernietigd;
11.3 De verwerkingsverantwoordelijke bewaart de gegevens op een plaats die uitsluitend
toegankelijk is voor Hextra begeleiding.
12. Functionaris Gegevensbescherming
12.1 Hextra begeleiding beschikt over een Functionaris Gegevensbescherming. De wettelijke
taken die horen bij de AVG worden door hem/haar uitgevoerd.
13. Register Verwerkingsactiviteiten
Hextra begeleiding houdt een register van de verwerkingsactiviteiten die onder haar
verantwoordelijkheid plaatsvinden. Dat register bevat alle volgende gegevens:
a. De naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele
gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en van de functionaris voor
gegevensbescherming;
b. De verwerkingsdoeleinden;
c. Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van
persoonsgegevens;
d. De categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden
verstrekt, onder meer ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
e. Indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een
internationale organisatie met inbegrip van de vermelding van dat derde land of die
internationale organisatie en, in geval van de in artikel 49, lid 1, tweede alinea,
bedoelde doorgiften, de documenten inzake de passende waarborgen;
f. De beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens
moeten worden gewist;
g. Een algemene beschrijving van de technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze te
verwerken.
14. Klachten
14.1 Als de betrokkene dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger van mening is dat de
bepalingen van de AVG zoals uitgewerkt in dit reglement niet worden nageleefd of andere
redenen tot klagen heeft, dient hij zich te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke;
14.2 Overeenkomstig de AVG kan de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger zich
wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Slotbepalingen
15.1 Dit reglement kan aangehaald worden als privacyreglement verwerking
persoonsgegevens van Hextra begeleiding en treed in werking op 25 mei 2018;
15.2 Hextra begeleiding maakt het reglement (digitaal) openbaar.
Versie: mei 2026